Il nostro modo di lavorare è cambiato molto negli ultimi anni, ma l’emergenza Covid-19 ha portato una vera e propria disruption e accelerato la trasformazione digitale dei posti di lavoro.
Alcune realtà erano già preparate alla digitalizzazione dei processi interni, ma la maggior parte delle aziende sono state colte impreparate. Tuttavia, le aziende in grado di utilizzare la tecnologia in modo smart e di ripensare il proprio modello di business in chiave digital saranno quelle che avranno un vantaggio competitivo (nello scenario peggiore, saranno le uniche ancora sul mercato).
Come preparare i propri collaboratori e l’organizzazione all’era post-Covid? Ecco cinque soluzioni pratiche alle principali sfide che HR manager e imprenditori stanno affrontando!
1. Visibilità e reputazione online: la chiave per attrarre i talenti
In un contesto di crisi globale, non ci si può permettere di perdere dei talenti (o di non assumerli). L’azienda deve curare il proprio brand e soprattutto la propria presenza online (l’unica che conta in questo momento): creare una pagina aziendale su LinkedIn e una sezione “Carriera” sul proprio sito web è un ottimo mezzo per comunicare i valori, la cultura aziendale e le principali iniziative a favore dei dipendenti.
Strumenti di videoconferenza come Skype e Zoom possono essere usati per intervistare e incontrare virtualmente i candidati: l’utilizzo del video colloquio dimostrerà che l’azienda è all’avanguardia. È vitale, ora più che mai, comunicare ai candidati ogni step del processo e mostrare empatia: molti, soprattutto chi è in cerca di un impiego da molto tempo, potrebbero provare ansia o stress per questa situazione, e dimostrare di comprendere le esigenze individuali aumenterà l’attrattività dell’azienda.
2. New normal, new skills: il futuro passa attraverso la formazione
Con il Covid-19, operare nel mondo digitale non è più una scelta: tuttavia è emersa, soprattutto in Italia, un’importante carenza di competenze digitali. Una buona prassi è realizzare un assessment delle conoscenze e competenze presenti in azienda, sia da un punto di vista tecnico-funzionale che relazionale e comportamentale (si stima che nei prossimi 10 anni la richiesta di soft skills aumenterà del 22%!), e confrontarle con quelle richieste dalla strategia aziendale. Il gap può essere colmato da nuovi inserimenti oppure dalla formazione del personale interno.
Durante il lockdown, infatti, molte aziende hanno investito in programmi di formazione digitale sempre più innovativi – utilizzando gamification e realtà aumentata su tutti. Il vantaggio è creare dei percorsi di e-learning personalizzati sulle esigenze degli individui, i quali posso più facilmente conciliare l’attività formativa con la propria vita privata.
3. Ri-pensare l’organizzazione del lavoro: focus sui risultati
Non sarà sicuramente possibile far rientrare tutto il personale insieme sul posto di lavoro, per questo motivo lo smart working sarà ancora, per molto tempo, il protagonista assoluto. Ma come renderlo davvero smart?
Il capo non ha un controllo diretto, visivo, dei suoi collaboratori: perciò servono un nuovo modello di leadership orientato al risultato. Ciò significa pianificare le attività per obiettivi che siano chiari, sfidanti ma realisticamente raggiungibili in un certo arco di tempo. Non è da tralasciare il team building, che permette all’organizzazione di rimanere coesa e ben coordinata.
Attivare con successo lo smart working è complesso, ma ha molti vantaggi: riduce molti costi del lavoro (pulizia degli uffici, rimborsi, pasti, trasferte), diminuisce i giorni di assenza e il ricorsi ai permessi, abbatte l’impatto ambientale degli spostamenti da e verso la propria abitazione e aumenta la soddisfazione dei dipendenti, che ottengono maggiore flessibilità nella gestione del proprio lavoro, incrementando di conseguenza la produttività e la retention. Infatti, le aziende che impiegavano forme di lavoro agile già prima del lockdown hanno visto in questo periodo un aumento della produttività interna, al contrario di quelle legate a schemi organizzativi più tradizionali (soprattutto PMI), che hanno fatto fatica ad assicurare la continuità delle attività.
4. Ri-disegnare gli spazi: parola d’ordine distanza
Per coloro che, almeno in parte, torneranno in ufficio, occorrerà ridisegnare gli spazi aziendali, in modo da accogliere le persone mantenendo la distanza di sicurezza che la legge impone. Alcune aziende, soprattutto manifatturiere, si stanno già preparando strutturando il lavoro su turni.
Cushman & Wakefield, società americana di servizi immobiliari, fornisce una semplice guida in sei punti per un corretto rientro in ufficio:
- effettuare un’analisi dell’attuale ambiente di lavoro per ottimizzarlo contro la diffusione del virus;
- stilare un insieme di regole semplici, chiare e diffuse per la sicurezza di tutti;
- creare un percorso visivamente ben segnalato per ogni ufficio;
- fornire il posto di lavoro dei dispositivi e delle attrezzature per lavorare in sicurezza;
- individuare delle figure chiave che verifichino la correttezza di tutto il processo;
- conseguire una certificazione della sicurezza del luogo di lavoro;
5. Ri-considerare la cultura: la comunicazione prima di tutto
“Lontano dagli occhi, lontano dal cuore”: è bene invece evitare che il distanziamento tra le persone diminuisca l’ingaggio dei dipendenti e quindi la loro produttività. Qui l’”ingrediente magico” è comunicare, comunicare, comunicare: i capi sono chiamati ad essere trasparenti sul carico di lavoro e sullo stato dei progetti, ascoltare i propri collaboratori e creare un clima di fiducia; i collaboratori sono responsabilizzati e devono sentirsi liberi di fornire feedback e dare suggerimenti proattivi per la risoluzione dei problemi. Sono moltissime le piattaforme di collaborazione online che possono supportare questo cambiamento: Microsoft Teams, Slack, Asana, solo per citarne alcune (che permettono spesso anche un’attenta pianificazione dei video meeting e l’archiviazione in cloud dei file condivisi).
Non solo la salute fisica deve essere una priorità, ma anche la sicurezza psicologica: fare attenzione al benessere dei proprio dipendenti premia con un minore tasso di turnover. Anche poter fare “due chiacchiere alla macchinetta” fa bene: e allora via a pause caffè virtuali, Zoom Room sempre aperte e video-aperitivi a fine giornata.
Dunque, quali cambiamenti dovrà attuare chi gestisce le risorse umane? Formazione digitale, nuovi modelli di leadership e di gestione dei team e capacità di comunicazione: questi gli elementi fondamentali per la ripartenza.